캘린더가 회의로 빈틈없이 차 있으면 일정은 지켜지는 것처럼 보여도, 메모를 옮기고 다음 자료를 여는 시간은 어디에도 없습니다. 그 시간은 회의 중 몰래 쓰이거나 저녁으로 밀립니다. 버퍼는 게으름을 위한 공백이 아니라, 일정이 끝날 때 생기는 잔여 작업을 담는 칸입니다.
빈틈 없는 캘린더
회의가 5분 넘어가면 다음 회의는 지각으로 시작합니다. 지각이 반복되면 안건의 앞부분이 항상 잘립니다. 깊은 작업을 회의 바로 뒤에 붙이면 숨 고를 시간에 메신저를 보다 블록이 열립니다. 계획표에 없는 5분과 10분이 실제로는 존재하므로, 계획에도 그 시간을 적어야 합니다.
버퍼에 허용하는 일
버퍼에서 해도 되는 일은 제한합니다. 방금 회의의 결정·담당·기한을 메모로 옮기기, 다음 회의 안건 한 줄 읽기, 화장실과 물, 예상보다 길어진 통화의 초과분. 새 프로젝트 착수나 받은편지함 정복은 버퍼의 일이 아닙니다. 허용 목록이 없으면 버퍼는 가장 먼저 잡무에 먹힙니다.
- 허용: 기록 옮기기, 다음 자료 열기, 초과된 5~10분, 짧은 휴식
- 비허용: 새 기획, 메일함 비우기, 다른 사람 일정까지 채우기
어디에 넣을까
모든 회의 뒤에 넣을 필요는 없습니다. 하루 두 곳이 우선입니다. 연달아 있는 회의 사이, 그리고 집중 블록 직전. 블록 직전 버퍼는 탭을 정리하고 산출물 제목을 확인하는 시간입니다. 캘린더에는 "버퍼"라고만 쓰지 말고 "기록·전환"처럼 허용 일이 보이게 적습니다. 남에게 보이는 일정이라면 "준비"라는 중립적인 이름도 괜찮습니다.
30분이 기본인 이유
15분은 기록만 하기에도 회의가 늦어지면 사라집니다. 한 시간은 다른 회의가 들어오기 쉬운 빈칸으로 보입니다. 30분은 기록과 전환이 가능하고, 하루 두 번이면 한 시간이라 다른 업무를 크게 밀어내지 않습니다. 이동이 있는 외부 미팅만 이동 시간을 따로 더합니다. 재택이어도 화면 전환에 30분이 아깝지 않은 날이 많습니다.
버퍼가 회의로 채워질 때
사람들이 빈칸을 회의로 잡으면, 버퍼를 공개 일정으로 막아 두거나 근무 시간 중 집중 가능 시간을 먼저 블록으로 칠합니다. 정말 그 시각이 유일한 회의 시간이라면 버퍼를 같은 날 다른 곳으로 옮깁니다. 지우기만 하면 다음 주도 같은 충돌이 납니다. 주간 계획 때 버퍼 두 개를 회의보다 먼저 넣는 순서가 방어에 유리합니다.
실무 팁
회의를 내가 주최한다면 기본 길이를 25분이나 50분으로 보내 끝의 5~10분을 참석자 각자의 버퍼로 남겨 줍니다. 내 캘린더의 30분과 별개로, 회의 자체의 종료를 앞당기는 효과가 있습니다. 캘린더 설정에 자동 버퍼가 있다면 기본값으로 켜 두고, 필요 없는 날만 해제합니다.
주의할 점
버퍼를 너무 많이 넣으면 실제 작업 시간이 없어 보입니다. 하루 두 개, 회의가 다섯 개를 넘을 때만 사이에 하나씩 추가하는 상한을 둡니다. 또 버퍼를 휴식만으로 쓰면 기록 옮기기가 저녁에 남습니다. 처음 10분은 기록, 남은 시간은 전환과 휴식처럼 순서를 고정하세요.
정리
회의 사이와 집중 블록 앞에 30분 버퍼를 두고, 그 시간에는 기록과 전환만 합니다. 주간 계획 때 회의보다 버퍼를 먼저 넣습니다. 다음 주 캘린더에 버퍼 두 칸을 먼저 칠해 보세요.