할 일이 여러 건이면 채팅을 스크롤해서 현황을 파악하기 어렵습니다. 스프레드시트는 그 현황을 같은 열에 맞추는 도구입니다. 다만 열을 늘리다 보면 입력하는 시간이 일보다 길어집니다. 입문용 진행 표는 상태와 다음 행동이 한 화면에 들어오는 것을 목표로 합니다.
표가 있어도 현황이 안 보일 때
열이 스무 개면 가로 스크롤 없이 상태를 비교할 수 없습니다. 셀 색만 많고 다음 행동이 없으면 회의 때마다 "이게 무슨 색이었죠"가 반복됩니다. 표의 목적은 예쁜 대시보드가 아니라, 막힌 행을 고르는 것입니다.
필요한 열
처음 표에는 일곱 열만 둡니다. 항목 이름, 담당, 상태, 다음 행동, 기한, 최근 갱신일, 링크. 상태는 시작 전, 진행, 대기, 완료의 네 단어만 허용합니다. 새 상태를 만들고 싶으면 기존 네 개로 표현이 정말 불가능한지 먼저 확인합니다.
- 항목 이름: 결과물이 보이게. "3월 캠페인"이 아니라 "3월 캠페인 랜딩 문구"
- 다음 행동: 동사로 된 한 줄. 비어 있으면 담당이 다음에 할 일이 없는 상태입니다.
- 링크: 본문 문서로 가는 주소. 표 안에 본문을 붙여 넣지 않습니다.
행 하나의 단위
행은 사람이나 날짜가 아니라 산출물입니다. 한 행에 목표 전체가 들어가면 상태가 애매해집니다. "제안서"가 너무 크면 "제안서 견적표", "제안서 1장"으로 나눕니다. 반대로 메일 한 통마다 행을 만들면 표가 받은편지함이 됩니다. 하루 안에 끝나고 다시 볼 필요가 없는 일은 표 밖에 둡니다.
갱신하는 시점
표는 실시간 일기가 아닙니다. 상태가 바뀌거나, 주간 확인 요일에만 고칩니다. 갱신할 때 최근 갱신일을 함께 바꿉니다. 날짜가 오래된 행은 잊힌 일인지 한눈에 들어옵니다. 다음 행동이 끝났으면 새 다음 행동을 적기 전에는 완료로 바꾸지 않습니다. 완료는 더 할 행동이 없을 때입니다.
대기 상태라면 다음 행동 칸에 누구의 무엇을 기다리는지 적습니다. 빈 칸인 대기는 방치와 구분되지 않습니다.
보는 사람별 필터
담당자 필터와 상태 필터 두 개면 충분합니다. 회의에서는 완료를 숨기고 대기와 기한이 가까운 진행만 봅니다. 모든 행을 낭독하지 않습니다. 개인은 내 담당과 다음 행동만 보면 됩니다. 필터를 저장해 두면 매번 설정하지 않아도 됩니다.
실무 팁
이미 팀 보드가 있다면 스프레드시트를 중복해서 만들지 않습니다. 보드가 없는 소규모 목록, 외부 업체 여럿의 진행, 한 번 내보낼 표에만 시트를 씁니다. 함수는 기한 지남 표시 하나면 충분합니다. 복잡한 자동화는 입력이 자리 잡은 뒤에 고려합니다.
주의할 점
표에 개인 연락처나 평가 문장을 넣지 않습니다. 공유 범위는 링크를 가진 사람 전체가 볼 수 있다고 가정하세요. 또 시트가 늘어 월별 사본이 여러 파일이 되면 어느 파일이 원본인지 헷갈립니다. 진행 중 원본은 하나이고, 완료된 행만 다른 탭으로 옮깁니다.
정리
진행 표는 이름, 담당, 상태 네 가지, 다음 행동, 기한, 갱신일, 링크로 시작합니다. 산출물 단위로 행을 만들고 상태가 바뀔 때만 고칩니다. 이번 주 추적 중인 항목으로 일곱 열짜리 표를 하나 만들어 보세요.